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Zeiterfassung im Homeoffice: Was Sie wissen sollten

Portrait von Clemens Förster Clemens Förster
08.05.2025
9 Min.

    Homeoffice-Modelle haben sich in den letzten Jahren in vielen Unternehmen etabliert. Der Anteil der Arbeit von zu Hause aus kann dabei je nach Branche und Unternehmen sehr unterschiedlich ausfallen. Doch egal, ob es einzelne Tage oder die komplette Woche betrifft – Unternehmen müssen die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter:innen auch im Homeoffice erfassen können. Hier erfahren Sie, warum dies wichtig ist und welche Möglichkeiten Ihnen hierfür zur Verfügung stehen.

    Im Dienstleistungssektor liegt der Anteil der teilweise im Homeoffice tätigen Personen mit rund 34 Prozent der Arbeitszeit am höchsten – im Sektorenvergleich laut Statista. Über die gesamte Wirtschaft gesehen liegt der Anteil bei circa 25 Prozent (Stand: Februar 2025). Ein erheblicher Teil der Arbeitszeit in Unternehmen wird also von zu Hause aus geleistet – und damit brauchen Unternehmen Modelle und Tools, um diese Zeit möglichst genau zu erfassen.

    Inhaltsverzeichnis

    Was versteht man unter Arbeitszeiterfassung im Homeoffice?Ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht?Was müssen Sie bei der Arbeitszeiterfassung im Homeoffice beachten?Möglichkeiten und Lösungen zur Arbeitszeiterfassung

    Was versteht man unter Arbeitszeiterfassung im Homeoffice?

    Seitdem viele Arbeitnehmer:innen teilweise von zu Hause aus tätig sind, stellt sich für Unternehmen die Frage, wie sie die dort geleistete Arbeitszeit erfassen können. Laut einem Entscheid des Bundesarbeitsgerichts (Az. 1 ABR 21/22) müssen Beschäftigte in Deutschland seit September 2022 ihre Arbeitszeit im Homeoffice festhalten. Gleichzeitig müssen Arbeitgeber laut § 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) ein entsprechendes System zur Aufzeichnung der dort geleisteten Arbeit einführen. Diese Entwicklung hatte erheblichen Einfluss auf die Arbeitskultur und die Art und Weise, wie Unternehmen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter:innen verwalten.
    Kurz noch zur Abgrenzung: Generell versteht man unter Arbeit im Homeoffice das Ableisten der im Arbeitsvertrag vereinbarten Arbeitszeiten im eigenen Zuhause – es gibt also einen Unterschied zu mobilem Arbeiten. An die Stelle des Arbeitsplatzes im Firmengebäude tritt also der Arbeitsplatz im privaten Raum. Wie dieser definiert und ausgestattet ist, und ob es sich dabei um den Erst- oder Zweitwohnsitz der Beschäftigten handelt, ist jeweils individuell zwischen Betrieb und der betroffenen Belegschaft zu vereinbaren.
    An anderer Stelle im V-Hub finden Sie allgemeine Informationen zur Arbeit im Homeoffice und deren Anforderungen, während es in diesem Artikel ausschließlich um die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice gehen soll.
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    Ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht?

    Generell ist festzuhalten: Bei der Arbeit im Homeoffice müssen Sie und ihre Mitarbeiter:innen genauso die Arbeitszeiten festhalten wie bei der Arbeit in den Räumlichkeiten Ihres Unternehmens. Dazu sind Sie wie oben erwähnt gesetzlich verpflichtet. Bereits im Jahr 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) ein entsprechendes Urteil gefällt, das seit Ende 2022 in Deutschland im Bundesarbeitsschutzgesetz festgehalten ist.
    Wie genau diese Arbeitszeiterfassung aussieht, bleibt hingegen Ihnen überlassen. Vorgegeben ist lediglich, dass Unternehmen die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter:innen mit einem klaren, zuverlässigen und leicht zugänglichen System erfassen müssen.
    Während Homeoffice lange Zeit eher die Ausnahme darstellte und häufig uneinheitlich gehandhabt wurde, gibt es mittlerweile in den meisten Unternehmen einheitliche, auf Cloud-Computing basierende Systeme, um die Arbeitszeiten zu erfassen. Diese Tools fügen sich in eine flexiblere Arbeitswelt ein, in der Remote-Arbeit in verschiedener Form, unterschiedliche Homeoffice-Modelle und mobiles Arbeiten zum Geschäftsalltag dazugehören.
    Vorbei sind also in den meisten Unternehmen die Zeiten, in denen Mitarbeiter:innen auf ihren Computern individuelle Excel-Listen geführt und einmal pro Monat per E-Mail an die Personalabteilung geschickt haben – obwohl auch dies noch gestattet ist, dann aber meist über eine geteilte Datei in der Cloud.

    Was müssen Sie bei der Arbeitszeiterfassung im Homeoffice beachten?

    Unternehmen haben also Spielraum dabei, wie sie die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice ausgestalten. Firmen haben ihre eigenen Anforderungen und unterscheiden sich darin, wie häufig es flexible Arbeitsmodelle gibt. Während die erwähnten Listen mit Microsoft Excel oder einem anderen Office-Programm zwar nach wie vor möglich sind, setzen die meisten Unternehmen längst auf modernere und flexiblere Lösungen.
    Sie müssen dabei allerdings folgendes beachten:
    • Im Homeoffice gelten dieselben Arbeitszeitregelungen wie in der Firma.
    • Flexible Arbeitszeitvereinbarungen bleiben bestehen, können aber weiter optimiert werden.
    • Mitarbeiter:innen dürfen auch zu Hause in der Regel nicht dauerhaft mehr als acht Stunden pro Tag arbeiten.
    • Pausenregelungen gelten auch im Homeoffice und richten sich nach dem Arbeitszeitgesetz.
    • Ruhezeiten gelten ebenfalls – es müssen also elf Stunden zwischen dem Feierabend und dem Arbeitsbeginn liegen.
    Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung betrifft die effektive Arbeitszeit, also die Gesamtarbeitszeit abzüglich der Pausen. Darüber hinaus müssen bei der Erfassung folgende Dinge nachvollziehbar sein:
    • Beginn der Arbeitszeit
    • Ende der Arbeitszeit
    • Gesamte Arbeitszeit
    • Pausenzeiten
    • Überstunden
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    Es gibt viele Berufe, in denen die Zeiterfassung im Homeoffice Teil einer flexibleren Arbeitswelt geworden ist.

    Möglichkeiten und Lösungen zur Arbeitszeiterfassung

    Sie können die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice auf unterschiedliche Weise umsetzen. Wichtig ist hierbei vor allem, dass Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter:innen so effizient verwalten, dass Sie damit gleichzeitig zu idealen Arbeitsbedingungen im Homeoffice beitragen.
    Ein wichtiger Punkt ist in diesem Zusammenhang beispielsweise, dass Ihre Angestellten im Homeoffice durch eine effektive Arbeitszeiterfassung klare Grenzen zwischen Arbeits- und Freizeit setzen können. Dies fördert eine gesunde Work-Life-Balance und steigert somit die Arbeitszufriedenheit.

    Manuelle Eingabe

    Eine Möglichkeit besteht darin, dass Mitarbeitende digitale Stundenzettel manuell ausfüllen – beispielsweise, indem sie Arbeitsbeginn und -ende sowie weitere relevante Daten in eine Excel-Tabelle eintragen. Diese Datei ist in Excel als Teil von Microsoft 365 Business für alle berechtigten Personen im Unternehmen freigegeben. Sie müssen sie [MK1] [HM2] nicht eigens zur Einsicht per E-Mail an die Führungskraft weiterleiten.
    Die Zeiterfassung findet hierbei also in einem Cloud-Speicher statt, erfolgt aber nicht über eine spezialisierte Personalsoftware. Diese Möglichkeit bietet sich an, wenn Sie ohnehin im Unternehmen mit Microsoft 365 Business arbeiten und keine weitere Software benötigen oder anschaffen möchten.

    Zeiterfassung per Cloud-Software

    Mittlerweile verwenden viele Unternehmen spezielle Cloud-Software zur Arbeitszeiterfassung. Häufig kombinieren diese häufig browserbasierten Tools eine Projektmanagement-Suite mit der Zeiterfassung. Auf diese Weise können Sie und Ihre Belegschaft Tätigkeiten konkret auf einzelne Aufgaben buchen. So lassen sich beispielsweise Soll- und Ist-Zeiten bei Tätigkeiten oder ganzen Projekten gut miteinander vergleichen.
    Die Vorgesetzten haben Zugriff auf diese Daten und behalten die Arbeitszeit im Blick, inklusive eventueller Überstunden oder Minusstunden. Abhängig von der Software, den Anforderungen und der Ausrichtung des Unternehmens ist es zudem möglich, auch Abrechnungsprozesse über eine derartige HR-Software zu verwalten.

    Chatbots

    Alternativ können Sie als Unternehmen Chatbots einsetzen, um Arbeitszeiten mit Sprach- oder Textbefehlen zu dokumentieren. Über eine App können Mitarbeiter:innen einfache Kommandos wie „Einstempeln“, „Austempeln“ und „Pause“ verwenden, um die Zeiterfassung zu steuern. Die Personalabteilung und Vorgesetzte können diese Daten mithilfe einer speziellen Personalmanagement-Software prüfen.
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    Vorteile der Arbeitszeiterfassung im Homeoffice

    Die Zeiterfassung im Homeoffice bringt viele Vorteile mit sich, birgt aber auch einige Herausforderungen. Die wichtigsten Vorteile sind zunächst:
    • Übersicht: Dank digitaler Zeiterfassungssysteme behalten Sie als Unternehmen stets den Überblick über An- und Abwesenheiten. Dies ermöglicht rechtzeitige Vertretungsmaßnahmen und Überstundenabbau. Auch Mitarbeiter:innen können jederzeit Echtzeitdaten zu ihrem Arbeitszeitkonto einsehen.
    • Zeitersparnis: Automatisierte Abläufe in der Software sparen viel Zeit. Dadurch kommt es zu weniger Fehlern und auch Abgleiche von Urlaubsanträgen mit Dienstplänen entfallen. Zudem können Sie Lohnabrechnungen durch einfache Arbeitszeitdokumentation beschleunigen und mit entsprechenden Tools verknüpfen.
    • Gesetzeskonformität: Moderne Programme zur Arbeitszeiterfassung kennen die Arbeitsrechtsregelungen und gewährleisten deren Einhaltung. Darüber hinaus sind in der Regel Datenschutzbestimmungen integriert.
    • Flexibilität: Die Arbeitszeiterfassung läuft in der Regel über Desktop-Software oder mobile Apps. Sie und Ihre Belegschaft können Sie einfach auf den bereits vorhandenen Firmengeräten benutzen – Investitionen in neue Geräte sind nicht nötig.
    • Leichtere Planung: Durch den fortwährenden Einblick in die Arbeitszeiten können Sie mit Ihren Mitarbeiter:innen Maßnahmen wie zum Beispiel den Abbau von Überstunden gezielt planen. Zusätzlich erfassen die Tools auch Abwesenheiten, Urlaube und Krankschreibungen.
    • Einfache Abrechnung: Um Arbeitszeiten auszuwerten und abzurechnen, kann Ihre Lohnbuchhaltung flexibel „Online-Stundenzettel“ herunterladen – etwa wöchentlich oder monatlich.

    Herausforderungen der Arbeitszeiterfassung im Homeoffice

    Online-Anwendungen machen das gesamte Organisieren, Erfassen und Abrechnen von Arbeitszeiten erheblich einfacher – das gilt für Ihre gesamte Belegschaft, nicht nur für die im Homeoffice tätigen Personen. Dennoch gibt es auch einige Herausforderungen, wenn Sie die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice auf diese Weise umsetzen möchten. Dies kann sich unter anderem in Folgendem äußern:
    • Vertrauensverlust: Genaue Tools zur Arbeitszeiterfassung nehmen den Mitarbeiter:innen ein Stück Eigenverantwortung. Hier kommt es darauf an, dass nicht zu kleinteilig erfasst wird, sodass Vertrauensarbeitszeiten und persönliche Verantwortung für geleistete Arbeit in einem bestimmten Zeitraum weiterhin gewährleistet bleiben.
    • Kontrolle: Arbeitgeber können Arbeitszeiten und konkrete Tätigkeiten einfacher kontrollieren. Dies kann positive Aspekte beinhalten, wie etwa einen regelmäßigen Austausch bei Problemen oder Verzögerungen. Andererseits kann es bei Angestellten im Homeoffice ein Gefühl der Überwachung verursachen.
    • Missbrauch: Bei zu wenig Kontrolle wiederum ist Missbrauch möglich, da Arbeitnehmer:innen im Homeoffice weniger direkte Aufsicht durch Vorgesetzte und Kolleg:innen verspüren.
    • Aufwand: Je nachdem, welches System Sie für die Zeiterfassung verwenden, kann dies mit erheblichem Aufwand und dementsprechenden Kosten verbunden sein. Auch hier gilt: Es sollte detailliert genug sein, um Tätigkeiten gut in Bezug zum Aufwand zu setzen, aber wiederum nicht zu kleinteilig, um den Verwaltungsaufwand für alle Beteiligten möglichst gering zu halten.
    Wichtig zu wissen: Viele Unternehmen unterschätzen nach wie vor den Aspekt der Führung im Homeoffice. Hierbei müssen sowohl Vorgesetzte als auch deren Mitarbeiter:innen neu lernen, effektiv und vertrauensvoll miteinander zu arbeiten – was sich erheblich von eingespielten Abläufen am Arbeitsplatz in der Firma unterscheiden kann. Hier im V-Hub erfahren Sie, wie Führung im Homeoffice gelingt, um die Produktivität und Zufriedenheit Ihrer Angestellten im Homeoffice zu optimieren.
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    Arbeitszeiterfassung im Homeoffice: Das Wichtigste in Kürze

    • Die genaue Arbeitszeiterfassung im Homeoffice ist seit 2022 nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vorgeschrieben. Dies bietet die Chance, Arbeitsabläufe zu optimieren und flexible Arbeitsmodelle mit transparenter Vergütung zu fördern.
    • Die Regelung und Erfassung der Arbeitszeit im Homeoffice orientiert sich an den Regelungen für die Arbeit im Unternehmen, wobei flexible Modelle möglich sind. Dabei gelten tägliche Höchstarbeitszeiten sowie Pausen- und Ruhezeiten gemäß Arbeitszeitgesetz.  
    • Am besten funktioniert die Zeiterfassung im Homeoffice mit spezialisierter Cloud-Software, die neben einer präzisen Erfassung auch das Speichern von Arbeitszeiten und Tätigkeiten unterstützt. Sie bietet zudem eine dezentrale Datenpflege, Arbeitszeitüberwachung, Abwesenheitsverwaltung und Optionen für die Projektorganisation sowie Abrechnungsprozesse. 
    • Die Zeiterfassung im Homeoffice bietet Vorteile wie eine effiziente Übersicht, Zeitersparnis, Gesetzeskonformität, Flexibilität und eine einfachere Abrechnung.
    • Herausforderungen der Arbeitszeiterfassung im Homeoffice können in einem möglichen Vertrauensverlust, Kontrollproblemen, sowie zu hohem Aufwand bestehen.
    • Führung, die an flexible Arbeitsmodelle und Mitarbeiter:innen im Homeoffice angepasst ist, erlaubt es, Probleme bereits frühzeitig zu erkennen und die Produktivität im Homeoffice zu erhöhen.
    Portrait von Clemens Förster Clemens Förster
    08.05.2025
      # Tags:New WorkMobiles ArbeitenTippsBusiness BasicsStart-up
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