Meetings richtig vorbereiten und durchführen: Die Checkliste für mehr Effizienz

• 65 % fühlen sich durch Meetings von ihrer eigentlichen Arbeit abgehalten.
• 71 % empfinden Besprechungen als unproduktiv.
• 64 % vermissen tiefergehende Diskussionen.

• 48 % der Teilnehmer:innen lernen nichts Neues in Meetings.
• 47 % lassen ihre Gedanken während der Besprechung schweifen, schauen nach neuen E-Mails oder shoppen sogar online.

• Warum ein Meeting? Eine Besprechung mit vielen Teilnehmer:innen ist nicht immer sinnvoll. Fragen Sie sich, ob eventuell eine Nachricht oder ein Vieraugengespräch genügt.
• Welchen Grund hat das Meeting? Information zum Projektverlauf? Kick-off? Krisentreffen? Abstimmung? Der Grund muss zum Zeitpunkt der Einladung klar sein und allen Teilnehmer:innen kommuniziert werden. Nur so haben alle Beteiligten eine Chance, sich vorzubereiten.
• Welches Ziel hat das Meeting? Beschluss von Meilensteinen? Verteilung von Verantwortlichkeiten? Maßnahmen zur Krisenbewältigung? Verabschiedung eines Zeitplans? Für eine zielgerichtete Moderation müssen Sie sich bereits im Vorfeld darüber im Klaren sein, welches Ziel Sie mit dem Meeting erreichen wollen.
• Wer muss teilnehmen? Verantwortliche, Projektbeteiligte, Spezialist:innen, Expert:innen, Geschäftspartner:innen, Berater:innen? Halten Sie den Kreis der Teilnehmenden so groß wie nötig, aber so klein wie möglich.
• Welche Form soll das Meeting haben? Reicht eine Telefon- oder Videokonferenz, um Ihr Anliegen zu klären? Oder ist ein Treffen vor Ort notwendig?

• Ort der Besprechung: Der Besprechungsort sollte für alle Teilnehmer:innen gut erreichbar sein. Sorgen Sie dafür, dass sich die Wegzeiten zwischen Terminen ohne Hektik bewältigen lassen.
• Raumgröße: Der Raum muss groß genug sein, damit alle Teilnehmer:innen sitzen können. Planen Sie ein bis zwei zusätzliche Plätze für spontane Nachzügler:innen ein. Vermeiden Sie jedoch zu große Räume, da dies die Kommunikation beeinträchtigen kann, wenn sich alle zu weit auseinandersetzen.
• Kommunikationsmittel: Überprüfen Sie im Voraus die Ausstattung des Raums. Sorgen Sie dafür, dass Beamer, Fernseher, Konferenztelefon oder Internet vorhanden sind, damit Präsentationen und Kommunikation möglichst reibungslos ablaufen.
• Belüftung und Raumklima: Stellen Sie sicher, dass der Raum über Fenster verfügt, die sich öffnen lassen, oder dass er klimatisiert ist. Im Sommer sollten Sie für ausreichend frische Luft sorgen, damit alle sich gut konzentrieren können. Im Winter ist es wichtig, dass der Raum beheizbar ist.
• Speisen und Getränke: Überlegen Sie, ob Sie den Teilnehmer:innen Verpflegung anbieten möchten – das ist vor allem bei langen Meetings sinnvoll. Falls ja, sollte der Raum vorbereitet sein. Etwa durch bereitgestellte Gläser, Tassen und Getränke wie Wasser, Softdrinks und Kaffee. Alternativ organisieren Sie im Voraus ein Catering und stellen sicher, dass Abstellfläche für Speisen und Getränke vorhanden ist.

Prüfen Sie rechtzeitig, ob alles bereit ist

Kommunizieren Sie die Meeting-Regeln klar und freundlich

Sorgen Sie für ein Protokoll

Moderation hält das Meeting auf Kurs

Starten Sie pünktlich und behalten Sie die Uhr im Blick

• Das Stand-up-Meeting: Halten Sie speziell kürzere Meetings und Meetings mit wenigen Personen im Stehen ab. Im Sitzen entsteht schnell eine gewisse Trägheit, die im Stehen selten einsetzt. So wird Ihr Meeting kürzer und effizienter.
• Walk & Talk: Hierbei handelt es sich um die aktive Form eines Steh-Meetings. Die Beteiligten gehen dabei in Paaren oder kleinen Gruppen spazieren, während sie über ein spezifisches Thema diskutieren. Diese Methode regt die geistige und körperliche Aktivität gleichermaßen an. Das kann sich positiv auf Kreativität, Aufmerksamkeit und Stimmung auswirken.
• Die sechs Hüte/De-Bono-Verfahren: Jede:r Teilnehmer:in übernimmt eine bestimmte Rolle oder Perspektive, etwa die objektive, die kreative, die emotionale, die optimistische oder die pessimistische. Diese Vielfalt der Sichtweisen bringt auch eine Vielfalt an Ideen hervor. Gerade bei kontroversen Themen kann diese Methode spannende Ergebnisse liefern.
• Die Disney-Methode: Ähnlich funktioniert die Disney-Methode. Entwickeln Sie neue Ideen, indem Sie zunächst in der Rolle des Träumenden neue Visionen und Ziele entwickeln. Im nächsten Schritt ermittelt der:die Realist:in, welche dieser Ideen umsetzbar sind. Im letzten Schritt nimmt der:die Kritiker:in die Ergebnisse unter die Lupe, kann so Schwächen ausmachen und das Konzept weiter verfeinern.

1. Ziel festlegen: Was wollen Sie mit dem Meeting erreichen?
2. Teilnehmende gezielt auswählen: Nur Personen einladen, die für das Meeting notwendig sind.
3. Agenda erstellen: Themen, Zeitrahmen und Verantwortliche klar benennen.
4. Einladung rechtzeitig versenden: Inklusive Ort, Uhrzeit, Dauer und Agenda.
5. Unterlagen bereitstellen: Relevante Informationen oder Präsentationen vorab verschicken.
6. Technik prüfen: Funktionieren Konferenztools, Beamer, Mikrofone etc.?
7. Zeitmanagement planen: Für jeden Punkt genug Zeit einplanen – mit Puffer.
8. Moderation klären: Wer führt durch das Meeting und achtet auf den Ablauf?
9. Ziele und Entscheidungen dokumentieren: Eine Person für die Protokollierung benennen und im Anschluss eine Zusammenfassung verschicken.