Microsoft Teams – So erstellen Sie ein Meeting

Ein Ereignis über den Hauptkalender in Microsoft Teams planen

1. Melden Sie sich mit Ihren Microsoft Account in der App an. Sie sehen nun das Dashboard von Microsoft Teams.
2. Klicken Sie zum Planen einer Besprechung in der linken Seitenleiste auf das Symbol für den Hauptkalender in Teams. Dieser ist eine weitere Ansicht Ihres Hauptkalenders in Outlook.
3. Sobald sich der Kalender öffnet, suchen Sie sich einen Tag aus und klicken auf das freie Feld für die gewünschte Uhrzeit. Optional gehen Sie dafür in der oberen Menüleiste auf „Neues Ereignis“. In vorigen Teams-Versionen heißt dieser Punkt: „Neue Besprechung“. Dort befindet sich ein Dropdown-Menü mit Vorlagen für Termine, zum Beispiel für eine Kanalbesprechung oder Webinare.
4. Nun öffnet sich das Terminplanungsfenster für das neue Ereignis.
5. Tragen Sie zuerst einen gewünschten Titel für den Besprechungstermin ein, zum Beispiel „Projektupdate“ oder „Montagskonferenz“.
6. Darunter finden Sie viele weitere Optionen: So können Sie etwa eintragen, ob sich das Meeting regelmäßig wiederholen soll, zum Beispiel „täglich“, „wöchentlich“ oder benutzerdefiniert. Hier können Sie auch weitere Informationen und eine Agenda eintragen.
7. Klicken Sie auf den Button „Speichern“. Ihr Teams-Meeting ist nun erstellt und erscheint im Hauptkalender in Teams und im primären Kalender in Outlook – es sei denn, Sie nutzen Sonderfunktionen, dazu mehr weiter unten.
8. Sie erhalten jetzt eine Bestätigung, dass Sie Ihr Meeting erfolgreich angelegt haben.

Ein digitaler Assistent in Microsoft Teams unterstützt Ihre Terminplanung.

Teams-Meeting über Outlook planen

Wie erstelle ich eine Einladung zu einem Teams-Meeting?

1. Tragen Sie im Terminplanungsfenster unter „Teilnehmer hinzufügen“ die E-Mail-Adressen der gewünschten Teilnehmer:innen ein. Optional können Sie dieses Feld freilassen und den Teilnehmer:innen manuell eine Einladung mit Besprechungslink senden (siehe weiter unten).
2. Klicken Sie auf „Speichern“.
3. Sie erhalten nun eine Bestätigung, dass Sie erfolgreich ein Teams-Meeting erstellt haben. Der Termin erscheint im Kalender – und Microsoft Teams versendet dazu über Outlook automatisch per Mail eine Besprechungseinladung an die eingetragenen Teilnehmer:innen.

Wie erstelle ich einen Link für eine Teams-Besprechung?

Nachträglich weitere Teilnehmer:innen einladen

• Öffnen Sie zunächst den Termineintrag.
• Klicken Sie im Terminplanungsfenster auf „Bearbeiten“.
• Tragen Sie die E-Mail-Adressen der weiteren Teilnehmer:innen ein.
• Klicken Sie auf „Senden“.
• Nun erhalten alle neuen Teilnehmer:innen die Besprechungseinladung.

1. Kanäle: Die Digitale Zusammenarbeit im Unternehmen können sie in Teams übersichtlich in einzelne Kanäle gliedern, beispielsweise für Projektgruppen oder einzelne Abteilungen. Für diese können Sie wiederum gesonderte Kanalkalender anlegen, die es einfacher machen, Gruppentermine zu erstellen. Im Unterschied zu regulären Terminen tauchen diese nur dann im regulären Outlook-Kalender auf, wenn Sie einzelne Teilnehmer:innen direkt dazu eingeladen. Ansonsten erfolgt die Einladung über den Kanal-Chat; bzw. die Kanalmitglieder können sich dazu über Ihren Kanalkalender informieren.
2. Terminplanungs-Assistent: Der Terminplanungs-Assistent in Microsoft Teams unterstützt Sie dabei, eine passende Besprechungszeit für alle gewünschten Teilnehmer:innen zu finden. Dieser berücksichtigt zum Beispiel auch unterschiedliche Zeitzonen.
3. Virtuelles Wartezimmer: Der Wartebereich kann einem Meeting zur Sicherheit vorgeschaltet werden, damit Sie als Organisator:in im Blick haben, wer sich einwählen möchte. Legen Sie bei der Terminplanung unter „Weitere Optionen“ fest, wer den Wartebereich gegebenenfalls umgehen kann – zum Beispiel „Personen in meiner Organisation“,„Nur Organisator:innen und Mitorganisator:innen“ oder „Jeder“.
4. Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit: Dokumente aus Anwendungen von Microsoft 365 wie Word, Excel und PowerPoint können Sie direkt in Teams bearbeiten.
5. Integrierte KI-Funktionen: Inzwischen hat Microsoft seinen digitalen KI-Assistenten Copilot auch in Microsoft Teams integriert. Dieser erstellt für Sie auf Wunsch automatisch Protokolle oder (personalisierte) intelligente Zusammenfassungen (nur in Microsoft Teams Premium) von Meetings. Außerdem kann Copilot daraus direkt Aufgaben generieren.
6. Apps von Drittanbietern verknüpfen: In Teams haben Sie unter den drei Pünktchen in der linken Seitenleiste die Möglichkeit, weitere Apps von Partner-Unternehmen mit Microsoft Teams zu verknüpfen. Dazu gehören beispielsweise SAP, DocuSign und Google.
7. Telefonieren via Teams: Microsoft Teams ersetzt in vielen Unternehmen bereits die Telefonanlage. Die App ermöglicht es, intern mit Kolleg:innen zu telefonieren – egal an welchem Ort, auch unterwegs am Mobilgerät. Darüber hinaus bieten die Funktionen Direct Routing und Operator Connect die Möglichkeit, mit Teams auch ins öffentliche Netz zu telefonieren. Tischtelefone benötigen Sie hierfür nicht (mehr).

1. Teilnehmer:innen hängen im Wartebereich fest: Wenn Sie als Organisator:in die Funktion „Jeder, der die Einladung erhält“ für das automatische Umgehen des Wartebereichs eingerichtet haben, gilt dies nur für Personen, die über ihre Teams-Konten eingeladen wurden. Ansonsten müssen Sie die Person im Wartebereich manuell freischalten. Auch, wenn Sie die Lobby-Funktion für die Terminplanung genutzt haben, können nur Personen Ihres Unternehmens direkt in die Besprechung einsteigen. Alle anderen bleiben im Wartebereich, bis sie eingelassen werden.
2. Internetbrowser unterstützt die Anwendung nicht: Die meisten Browser erlauben Teams-Meetings, zum Beispiel Microsoft Edge, Google Chrome. Safari von Apple unterstützt Teams derzeit hingegen nicht.
3. Sicherheitsrichtlinien unterbinden die Teilnahme: Wichtig ist, dass Sie auch in den allgemeinen Besprechungsrichtlinien festlegen, welche Freigaben in Teams generell möglich sein sollen. Wenn beispielsweise die „Ende-zu-Ende-Verschlüsselung“ aktiviert ist, können manche eingeladenen Personen Probleme bei der Einwahl ins Meeting haben. Diese bekommen dann eine Nachricht, dass sie sich an den:die Organisator:in wenden müssen.
4. Wartezimmer ist voll: Bei sehr großen Teams-Meetings kann es passieren, dass der Wartebereich gerade voll ist. In dem Fall müssen die Teilnehmer:innen mitunter einige Minuten warten, bis sie sich einloggen können.
5. Kamera oder Mikro funktionieren nicht: Falls Sie Ihre Kamera oder Ihr Mikro nicht korrekt einschalten können, schalten Sie diese nochmals aus und wieder ein; oder verlassen Sie das Meeting und wählen Sie sich komplett neu ein. Falls es noch immer nicht klappt, sollten Sie versuchen, den Browser zu wechseln.
6. Zu viele Hintergrundgeräusche: Damit alle dem:der Redner:in gut folgen können, ist es in Online-Meetings – besonders bei größeren Gruppen – üblich, dass nur einer oder wenige Redner:innen ihre Mikros einschalten. Wenn die Tonqualität dennoch nicht ausreicht – beispielsweise, wenn Sie in einem Großraumbüro mit vielen Hintergrundgeräuschen arbeiten – können Sie für die Teilnahme ein Headset nutzen oder die Rauschunterdrückung aktivieren.
7. Falsche Zeitzone: Wenn Teilnehmer:innen zu früh, zu spät oder gar nicht erscheinen, kann es sein, dass sie ihre Zeitzone in Teams und Outlook falsch eingestellt haben.