Die Urlaubsplanung ist immer eine Herausforderung – vor allem in Teams, die hybrid arbeiten oder viel reisen. Einzelne Mitarbeitende sollten nicht überlastet werden, wenn viele Kolleg:innen zur selben Zeit in die Ferien gehen. Dann kann auch die Klärung sinnvoller Vertretungen zum Problem werden.
Hier setzt der digitale Outlook Urlaubskalender an und bietet eine einfache Lösung, um Abwesenheiten gut zu planen und übersichtlich und sinnvoll zu verwalten.
Für Urlaubseinträge im Outlook Kalender gibt es mehrere Möglichkeiten. Dabei spielt es auch eine Rolle, ob Sie das neue oder das klassische Outlook verwenden.
So tragen Sie Urlaubszeiten in das neue Outlook in der Desktop-Version ein:
Gehen Sie in der linken Seitenleiste auf das kleine Kalendersymbol.
Klicken Sie auf „Neues Ereignis“ oder machen Sie einen Doppelklick auf den Tag, an dem Ihr Urlaub startet.
Tragen Sie bei den Detailinformationen das Start- und Enddatum ein.
Geben Sie dem Ereignis einen passenden Betreff, z.B. „Urlaub“.
Schieben Sie den Regler nach rechts auf „Ganzer Tag“.
Wählen Sie in der Gruppe Optionen den Status „Abwesend“ aus.
Bestätigen Sie dies durch „Speichern“ und schließen Sie die App.
Es ist sehr wichtig, dass Sie vor dem Speichern für den Status „Abwesend“ auswählen und nicht „Frei“ oder „Ausgelastet“. Nur dann können andere nachvollziehen, dass Sie länger nicht verfügbar sind und erhalten eine entsprechende Antwort mit Ihrer Abwesenheitsnotiz („Out-of-Office“). Den Text einer automatischen Abwesenheitsnotiz können Sie selbst formulieren. Außerdem können Sie anderen Ihre Urlaubszeiten vorab mitteilen, indem Sie vor dem Speichern in der Zeile „Teilnehmer:innen einladen“ die Namen der gewünschten Personen oder Gruppen eintragen, denen Sie das Kalenderereignis als Nachricht senden möchten. Diese können es anschließend in ihren eigenen Kalender importieren.
So tragen Sie Urlaubszeiten in das klassische Outlook ein:
Öffnen Sie Outlook.
Wählen Sie in der Registerkarte „Start“ die Option „Neue Besprechung“ oder „Neuer Termin“ aus.
Geben Sie dem Ereignis einen Namen, z.B. „Urlaub“.
Tragen Sie nun das Start- und Enddatum ein.
Aktivieren sie das Kontrollkästchen „Ganztätiges Ereignis“.
Deaktivieren Sie unter „Antwortoptionen“ im Dropdownmenü die Option „Antworten anfordern“.
Wählen Sie in der Gruppe Optionen den Status „Abwesend“ aus.
Geben Sie auf Wunsch weitere Informationen für die Empfänger:innen ein.
Tragen Sie die Namen der gewünschten Personen oder Gruppen ein, denen Sie das Kalenderereignis als Nachricht senden möchten.
Bestätigen Sie durch „Senden“.
Auch hier besteht ein typischer Fehler darin, den Status zuerst auf „Frei“ zu stellen und dies nach dem Versand auf „Abwesenheit“ ändern zu wollen. Laut Angaben von Microsoft ist das in der Regel nicht möglich. In diesem Fall müssten Sie das Ereignis neu anlegen.
Wichtig: Wenn Sie den eingetragenen Termin nicht in anderen Apps wie zum Beispiel Microsoft Teams sehen, müssen Sie sicherstellen, dass Outlook mit Ihrem Microsoft-Konto synchronisiert wird.
