Voicemails bieten einen deutlich größeren Funktionsumfang als Nachrichten, die Sie auf einen Anrufbeantworter sprechen. Gegenüber den früheren Systemen überträgt die Voicemail alle Informationen digital, sodass Sie weder auf einen Ort noch auf ein bestimmtes Gerät beschränkt sind, wenn Sie Nachrichten absetzen oder abhören möchten.
Darüber hinaus bieten Ihnen Voicemails weitere Möglichkeiten für die Nutzung und Weiterverarbeitung. Dazu gehören:
flexibles Abhören auf unterschiedlichen Endgeräten
Pausierung sowie Vor- und Zurückskippen von Nachrichten
individuelle Ansagen und Benachrichtigungen per SMS oder E-Mail
gleichzeitiger Versand an viele Adressat:innen, zum Beispiel an ein Projektteam oder eine komplette Abteilung Ihres Unternehmens
Verwaltung, Kategorisierung und Priorisierung von Nachrichten durch Unified-Communications-Software
Informationen über Absender:innen, Länge und Zeitpunkt der Nachricht (in UC-Umgebungen sowie Visual-Voicemail-Apps)
Voicemail-to-E-Mail
Die Bezeichnung Voicemail-to-E-Mail trägt es schon im Namen: Mit dieser Funktion schicken Sie Voicemail-Nachrichten als Audiodatei in das E-Mail-Postfach der Empfänger:innen. Anstatt einer Eingangsbenachrichtigung liegt die von Ihnen aufgenommene Nachricht also direkt vor – der oder die Adressat:in kann sie abhören und muss keine weiteren Schritte unternehmen.
Die Funktion Voicemail-to-E-Mail ist gewöhnlich in Voice-over-IP-Telefonanlagen integriert und muss nicht eigens hinzugebucht werden. Durch dieses flexible System erreichen Ihre Nachrichten beispielsweise Mitarbeiter:innen im Außendienst oder auf Geschäftsreisen. Gerade bei dringenden Nachrichten bietet dieses System Komfort und Zeitersparnis.
Einen Schritt weiter geht die Transkriptionsfunktion von Voicemail-Nachrichten: Hierbei wandelt das Voicemail-System eine Audionachricht in eine Textnachricht um. Dies kann dann praktisch sein, wenn es nicht möglich oder gerade unpassend ist, eine Sprachnachricht abzuhören. Einen Text hingegen können die Adressat:innen schnell mal nebenher lesen.
Visual Voicemail
Die Visual Voicemail (übersetzt: visuelle, also „sichtbare“ Voicemail) ist eine Anwendung, die auf Ihrem Mobilgerät eingegangene Voicemails übersichtlich auflistet. Sie müssen Ihre Voicemail (beziehungsweise die Mailbox) nicht über die Nummer Ihres Telefonanbieters anrufen. Stattdessen sehen Sie direkt, wer Sie wann angerufen und welche Nachrichten hinterlassen hat – und können die Nachricht in der App direkt abhören.
Neben der Auflistung und dem Abspielen eingegangener Nachrichten bieten diese Apps eine Reihe von Zusatzfunktionen, die deren Verwaltung erleichtern. Darunter fallen beispielsweise Informationen über die Absender:innen, Bitten um einen Rückruf und eine Transkription der Nachricht.